Toda escola precisa de uma gestão financeira exemplar para continuar exercendo suas atividades.
Nesse artigo de blog você irá conferir 7 dicas para aprimorar sua gestão financeira escolar e torná-la eficiente, visando o pleno funcionamento da instituição e sua sustentabilidade.
O que é gestão financeira escolar?
Antes de tudo, sem uma gestão financeira eficiente, nenhuma empresa sobrevive, e em uma escola não seria diferente.
A gestão financeira escolar tem como objetivo o controle de todas as finanças de instituições de ensino através de estratégias voltadas a organização, como:
- Controle do Fluxo de Caixa;
- Acompanhamento de recebimentos de mensalidades;
- Gestão de Inadimplência,
- Pagamento de obrigações, como salário de professores e compra de materiais;
- Planejamento Financeiro adequado;
- E mais.
Dessa forma, pode-se dizer que a gestão financeira escolar é a área que reúne todos os processos que envolvem os recursos financeiros da instituição de ensino.
Ela deve estar alinhada diretamente com todos os outros setores para haver plena harmonia nos processos internos escolares. Afinal, sem recursos, outras áreas não conseguirão exercer suas atividades de forma ideal.
A importância da Gestão Financeira para instituições de ensino
A princípio, a gestão financeira escolar é de extrema importância pois envolve todas as movimentações financeiras da instituição.
Para uma escola ser sustentável, ela precisa ser rentável para ambas as partes, tanto para os gestores quanto para os alunos.
Nesse sentido, a gestão possibilita melhorias, investimentos na estrutura da escola e a contratação de professores capacitados, tudo isso de forma organizada e estruturada.
Além disso, com uma gestão organizada, sobrará recursos para contribuir com a reserva financeira da instituição, focada em apoiar financeiramente a instituição em possíveis situações atípicas, como aconteceu com a pandemia de Covid-19, em 2020.
Instituições financeiras sem uma reserva financeira emergencial nesse período, acabaram fechando as suas portas.
Como aprimorar a gestão financeira da sua escola?
Nesse sentido, para aprimorar a gestão financeira da sua escola, é necessário contar com algumas mudanças.
Dessa forma, abaixo você irá conferir 7 dicas para contribuir com a efetividade do setor Financeiro da instituição de ensino.
1 – Estruture um planejamento orçamentário
A princípio, ter uma visão geral do orçamento anual da escola é o passo inicial para estruturar um planejamento.
Fazer um planejamento é organizar todos os objetivos e possíveis gastos que terão no futuro. Essa ação contribui diretamente com o controle eficiente do fluxo de caixa.
O planejamento deverá ser desenvolvido em um documento ou em uma planilha, considerando as atividades programadas durante o ano letivo e o custo que cada uma terá para a escola.
Esse planejamento visa o controle de gastos da instituição de ensino sem ocorrer um desequilíbrio nos recursos disponíveis naquele determinado período.
2 – Acompanhe o Fluxo de Caixa diariamente
Além disso, acompanhar o fluxo de caixa diariamente é garantir que ele permanecerá organizado e saudável.
Através de uma visualização atenta, é possível identificar possíveis erros e divergências nas entradas e saídas de valores da instituição.
Esse acompanhamento diário possibilita tomadas de decisões mais estratégicas e atualizadas, levando em conta o cenário atual do fluxo de caixa da escola.
3 – Controle a Inadimplência
No mais, um dos principais pilares que mantém a saúde financeira de uma escola é a gestão da inadimplência.
Muitas mensalidades em atraso podem impactar o pagamento de funcionários e a aquisição de materiais. Nesse sentido, acompanhá-la de perto e tomar providências para minimizá-la é essencial para um manter os recursos.
No entanto, é muito importante entender o contexto da inadimplência e analisar com cautela e empatia cada realidade.
Defina políticas de cobrança, deixando claro desde o início os encargos que o aluno poderá arcar caso atrase o pagamento, ou até a negativação em órgão de proteção de crédito depois de um certo período.
4 – Elimine desperdícios com a Gestão de Custos
A gestão de custos em escolas é essencial para a diminuição de gastos desnecessários e a eliminação de desperdícios. Essa prática visa a sustentabilidade financeira da instituição e a melhora da qualidade dos serviços oferecidos.
Também, eliminar desperdícios possibilita a otimização de recursos, aumentando a margem de lucro para reinvestir em melhorias nas instalações.
Desperdício de materiais escolares, insumos administrativos ou até locais pouco utilizados são alguns dos possíveis desperdícios que uma instituição pode ter.
Por outro lado, adotar tecnologias ou negociar com fornecedores por melhores contratos pode ser uma forma de realocar custos e diminuir gastos desnecessários.
Uma gestão de custos não só melhora a saúde financeira da escola, mas também contribui com um ambiente acolhedor e sustentável, tanto para os alunos quanto para os colaboradores.
5 – Mantenha uma comunicação clara com pais e alunos
Manter uma comunicação clara e acessível com pais e alunos é fundamental para a gestão financeira escolar. Essa transparência ajuda a construir um ambiente de confiança, evitando cenários de inadimplência e melhorando o planejamento financeiro dos alunos.
Confira algumas táticas para melhorar a comunicação da sua escola:
- Avise com antecedência sobre reajustes, prazos e condições de pagamento;
- Envie lembretes amigáveis de vencimento para manter mensalidades em dia;
- Desenvolva uma comunicação transparente sobre as melhorias na instituição, mostrando em quais áreas o dinheiro das mensalidades está sendo aplicado;
- Disponibilize canais de atendimento eficientes para resolução de dúvidas.
Como resultado, manter uma comunicação estruturada com a comunidade traz confiança e segurança, reduzindo riscos financeiros.
6 – Faça uma reserva financeira
Como já mencionado anteriormente, contar com uma reserva financeira é extremamente importante para lidar com situações atípicas que poderão gerar despesas não mapeadas no planejamento.
Transferir mensalmente uma porcentagem dos recursos financeiros da instituição para a reserva é uma forma de zelar com a gestão financeira escolar, assegurando que ela não será afetada caso algo aconteça.
Em conclusão, a reserva financeira sempre estará disponível para arcar com despesas inesperadas e incomuns, auxiliando diretamente na permanência das atividades escolares de maneira efetiva.
7 – Automatize processos financeiros para maior eficiência
E por último, fazer a gestão financeira de uma instituição não é uma tarefa fácil. O setor Financeiro é feito de processos que exigem atenção aos detalhes e na maioria dos cargos, formação na área.
Nesse cenário, otimizar processos através da tecnologia é a melhor forma de economizar tempo e dinheiro.
Existem várias plataformas e softwares de gestão financeira, como a Seth, que auxiliam diretamente no controle das finanças, do fluxo de caixa, e da inadimplência. Assim, automatizando vários processos que antes eram realizados de forma manual e ocupavam horas da rotina do setor.
A tecnologia como parceira estratégica reduz custos e evita erros manuais no meio do processo, garantindo uma gestão financeira eficiente e atualizada.
A Seth transforma as finanças da sua escola
Por fim, a Seth, a nova plataforma de gestão financeira do mercado, foi desenvolvida com o objetivo de oferecer uma ferramenta eficiente para solucionar os desafios da gestão financeira, proporcionando mais autonomia e agilidade aos processos internos.
Com foco em simplificar o controle de finanças, você encontra soluções que mudarão o jeito de gerenciar a sua instituição de ensino.
Confira algumas delas:
- Meios de Pagamento: gere cobranças por Boleto, PIX, Cartão de Débito e Crédito e links para pagamento. Ofereça agilidade e comodidade para seus alunos escolherem a melhor opção.
- Automatização de Cobrança: crie um roteiro de notificações de cobrança automáticas direcionadas aos seus alunos e defina os dias de envio baseados na data do vencimento.
- Negativação Serasa: negative uma mensalidade vencida no Serasa a qualquer momento diretamente pela plataforma.
- Comunicação em Lote: transmita mensagens personalizáveis a toda a sua base de alunos através de E-mail e SMS e mantenha-os informados quanto a recessos e notícias da instituição.
- E muito mais.
A Seth integra tecnologia de ponta e expertise, garantindo soluções inovadoras e confiáveis para você e a sua escola, sem custo de mensalidade. Ou seja, você paga somente o serviço que usa.
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