Uma régua de cobrança bem estruturada ajuda a organizar o processo de recebimento, padronizar a comunicação com os clientes e reduzir falhas operacionais.
No entanto, para que ela gere resultados, não basta definir datas para enviar lembretes. É preciso estabelecer os momentos, canais e abordagens mais adequados para cada etapa da cobrança, criando uma ferramenta alinhada à política de crédito da empresa.
Neste artigo, você vai conferir um passo a passo para estruturar uma régua de cobrança eficiente e conhecer um modelo personalizável que serve de base para o seu processo.
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é um fluxo de comunicação estruturado que organiza os contatos com o cliente ao longo do ciclo de pagamento.
Na prática, ela define quando cada contato deve acontecer, qual canal será utilizado e qual abordagem será utilizada em cada etapa da cobrança. Dessa forma, a empresa segue um processo desde antes do vencimento até o pagamento ou, em alguns casos, renegociação do título.
> Ainda não conhece o conceito? Confira nosso artigo completo sobre o que é uma régua de cobrança e entenda como ela funciona.
Por que estruturar uma régua de cobrança?
Ter uma régua de cobrança bem estruturada ajuda a evitar ações improvisadas e a manter uma comunicação mais organizada ao longo do processo de cobrança.
Sem um planejamento claro, a empresa pode enviar mensagens repetitivas, perder o momento adequado para entrar em contato ou até deixar de realizar ações importantes.
Quando o processo é pensado estrategicamente, a equipe consegue organizar melhor sua rotina, manter uma comunicação mais consistente e aumentar as chances de receber dentro do prazo.
Como estruturar sua régua de cobrança
Agora que você já conhece o funcionamento e as vantagens desse modelo, o próximo passo é estruturar uma régua de cobrança alinhada à realidade da sua empresa.
Embora cada negócio tenha necessidades específicas, algumas boas práticas ajudam a criar um processo mais organizado e eficiente:
Conheça o perfil do seu cliente
Sua régua de cobrança só será eficiente se ela respeitar as particularidades dos seus clientes.
Por isso, antes de criar suas mensagens, procure entender quem faz parte da sua carteira e quais características podem influenciar a forma como essas pessoas se relacionam com a empresa.
À medida que sua equipe reúne mais informações sobre seus clientes, é possível até segmentar sua régua de cobranças, criando etapas e mensagens adequadas a cada perfil.
> A segmentação é uma prática importante para criar uma régua de cobrança mais inteligente. Confira nosso artigo com mais dicas para aprimorar sua régua.
Defina os marcos de contato
Com o perfil do cliente em mente, é hora de determinar quando e por onde cada mensagem deverá ser enviada.
É neste momento que sua régua de cobrança começa a tomar forma.
A mensagem de cada marco deve ser estruturada com uma abordagem adequada ao estágio da cobrança e ao canal utilizado. Assim, a comunicação permanece consistente durante todo o processo e transmite mais organização ao cliente.
Ofereça alternativas de pagamento
Uma das melhores formas de garantir a adimplência é facilitando o pagamento o máximo possível.
Nisso, oferecer diferentes formas de pagamento, assim como parcelamentos, é essencial. Caso seu cliente não possa de um jeito, poderá escolher outra de acordo com suas necessidades.
Modelo de régua de cobrança
Agora que você conhece as principais etapas para estruturar uma régua de cobrança, chegou a hora de colocá-las em prática.
Para facilitar esse processo, disponibilizamos um modelo gratuito de régua de cobrança segmentado em três perfis de clientes. Assim, você conta com uma base para você organizar os momentos, canais e ações de cobrança de acordo com o comportamento e as características da sua carteira.
Baixe o modelo, adapte os segmentos e as etapas à realidade da sua empresa e comece a construir uma régua de cobrança mais organizada e adequada aos seus clientes.
Automatize sua régua de cobrança com a Seth
Depois de estruturar sua régua de cobrança e definir cada etapa do processo, o próximo passo é colocar esse planejamento em prática sem depender de controles manuais.
É aí que uma plataforma de automação de cobranças como a Seth pode ajudar.
Com ela, você define os dias, canais e mensagens de cada etapa, e os contatos são enviados automaticamente de acordo com o planejamento.
Assim, sua equipe reduz tarefas repetitivas, ganha mais controle sobre a carteira de recebíveis e pode dedicar mais tempo às situações que realmente precisam de atenção.
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