A régua de cobrança é uma ferramenta importante para a rotina de qualquer equipe financeira. Mas, em um mercado cada vez mais diverso e dinâmico, uma régua estruturada sem estratégia pode ser pouco eficaz.
É para resolver esse problema que surge a régua de cobrança inteligente, uma evolução da régua tradicional, focada em atender às particularidades de cada negócio com uso da personalização e tecnologia.
Neste artigo, vamos aprofundar o tema e te ajudar a transformar sua régua de cobrança em um processo que se adapta aos seus clientes e realmente diminui a inadimplência.
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é um roteiro que organiza o contato entre empresa e cliente do fechamento de negócio até – no mundo ideal – o pagamento.
Essa ferramenta ganhou popularidade justamente por tornar a cobrança mais organizada e previsível, já que define previamente como, quando e por quais canais cada cliente será contatado.
Assim, sua equipe de cobrança pode contar com uma sequência de contatos que acompanha todo o ciclo de pagamento, desde os lembretes antes do vencimento até as ações depois de um eventual atraso.
Confira o exemplo abaixo:
- D-5 – lembrete por SMS
- D-2 – lembrete por e-mail
- D0 – aviso final por WhatsApp
- D+3 – notificação por e-mail
- D+5 – notificação por WhatsApp
- D+15 – notificação por e-mail
- D+30 – notificação por WhatsApp e negativação
Uma régua como esta pode ser eficaz para alguns casos, mas especialmente à medida que a empresa cresce e novos clientes surgem, o principal problema aparece: padronização demais.
Isso acontece porque cada cliente tem necessidades e contextos específicos. Enviar a mesma mensagem para todos pode fazer com que uma pessoa que nunca atrasa seja tratada como um mau pagador, e vice-versa, causando falhas de comunicação e até prejudicando a relação com seus clientes.
> Quer saber mais sobre a régua de cobranças? Leia nosso artigo clicando aqui.
O que torna uma régua de cobrança inteligente?
Uma régua inteligente é estruturada de forma que considere essas particularidades.
Com personalização estratégica, a empresa consegue definir roteiros adequados para cada perfil, em vez de aplicar uma única sequência de contatos para toda a carteira.
Segundo a Serasa Experian, o segredo para estruturar uma régua de cobrança inteligente de verdade mora em 4 pilares:
- Dados
- Segmentação
- Métricas
- Tecnologia
Considerando cada um deles, existem algumas ações que podem transformar o seu processo:
Higienize sua base
Antes de começar a fazer suas cobranças, é essencial que os dados de contato dos seus clientes estejam corretos. Afinal, não adianta estruturar uma régua estratégica se suas mensagens nem chegarem até o pagador, certo?
Por isso, é importante que a revisão e atualização das informações da sua base faça parte da rotina da equipe de cobranças para que a régua realmente funcione.
Registre o histórico de interações
Cada contato com o cliente pode gerar informações úteis para personalizar sua régua.
Então, registre as interações realizadas ao longo do processo de cobrança – tanto de clientes novos quanto de antigos – e use esse histórico para identificar padrões de comportamento e preferências, como:
- Qual o canal preferido de cada cliente;
- Quando eles costumam pagar;
- Qual tipo de abordagem funciona melhor.
Essas informações também podem ser usadas para ajustar a frequência dos contatos, escolher os canais mais adequados e definir abordagens diferentes para cada perfil.
Segmente seus clientes
Com esses dados em mãos, é possível segmentar seus clientes e criar estratégias personalizadas para cada grupo.
Isso deve ser feito com base em um critério que faça sentido para a empresa. Um muito comum é o perfil de pagador dos seus clientes, que pode incluir:
- Bom pagador: tem boa organização financeira e sempre paga no prazo;
- Devedor ocasional: mantém suas obrigações em ordem, mas eventualmente fica em atraso;
- Devedor viciado: tem costume de atrasar, mas geralmente paga;
- Devedor negligente: tem má organização financeira e costuma gastar mais do que tem;
- Mau pagador: sabe que tem títulos em atraso, mas se recusa a pagar.
No entanto, existem várias outras formas de segmentar sua base, como por tempo de atraso, faixa etária, tipo de produto e até valor médio do título.
> Não fazer a segmentação é um dos principais erros na hora de criar uma régua de cobrança! Leia nosso artigo sobre o assunto e conheça outros erros comuns.
Avalie os resultados da sua régua
Sua base de clientes está sempre mudando, e assim a régua de cobranças precisa mudar também.
Por isso, é importante acompanhar cada etapa do processo para entender quais mensagens, canais e momentos estão gerando melhores resultados.
Indicadores como taxas de abertura e resposta das mensagens, tempo médio de pagamento e custo da cobrança, entre outros, podem ajudar a identificar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.
Automatize seu processo de cobranças
Depois de definir estratégias diferentes para cada perfil e entender quais ações geram melhores resultados, é preciso garantir que tudo isso seja executado corretamente.
É nesse ponto que a tecnologia se torna uma grande aliada. Com a automação de cobranças, você pode programar os disparos da sua régua, definir os canais e marcos de cada mensagem e deixar que os envios aconteçam automaticamente.
Isso reduz o trabalho manual da equipe e permite aplicar diferentes estratégias para diferentes grupos de clientes, mesmo quando sua carteira é grande.
A Seth reúne esses recursos em uma única plataforma. Com ela, você pode criar e personalizar sua régua de cobrança, higienizar a base, definir os canais e momentos de cada contato e automatizar os envios.
Assim, sua equipe ganha mais controle sobre o processo, reduz tarefas repetitivas e consegue dedicar mais tempo para tarefas que fazem o negócio crescer.
Crie sua conta na Seth e transforme sua régua de cobrança.
