Saber quando entrar em contato com o cliente é uma das decisões mais importantes ao estruturar uma cobrança preventiva.
Enviar lembretes com muita antecedência pode fazer com que a mensagem perca relevância. Por outro lado, deixar para o último momento pode não dar ao cliente tempo suficiente para se organizar e realizar o pagamento.
Neste artigo, você vai entender quando começar a cobrança preventiva, com que frequência enviar lembretes e como definir os melhores momentos de contato para diferentes perfis de clientes.
Por que o momento da cobrança preventiva importa?
O objetivo da cobrança preventiva é ajudar o cliente a se organizar para pagar dentro do prazo.
Por isso, o momento do contato deve considerar quanto tempo ele precisa para tomar conhecimento da cobrança e realizar o pagamento.
> Relembre o conceito de cobrança preventiva e sua importância no combate à inadimplência no nosso artigo completo sobre o assunto.
Um lembrete muito antecipado pode perder relevância antes do vencimento. Por outro lado, uma mensagem enviada em cima da hora pode não deixar tempo suficiente para resolver dúvidas, acessar o meio de pagamento ou separar os recursos necessários.
Encontrar o momento adequado, portanto, é uma questão de equilíbrio entre antecedência e relevância.
Quando enviar um lembrete de pagamento?
É importante lembrar: não existe uma única data que funcione para todas as empresas.
Ainda assim, alguns momentos do ciclo de pagamento são especialmente úteis para realizar contatos preventivos.
Para escolher os marcos ideais, é importante levar em consideração o prazo da cobrança, o comportamento dos clientes e o tempo necessário para que o pagamento seja realizado.
Para facilitar esse processo, podemos separar os marcos em três grandes grupos:
- Com antecedência: um primeiro lembrete, enviado 15 ou 10 dias antes do vencimento, por exemplo, dá ao cliente tempo para se organizar e antecipar o pagamento; especialmente útil para clientes B2B.
Lembre-se: quanto maior a antecedência, mais leve e informativa deve ser a mensagem. - Próximo do vencimento: contatos disparados 5, 2 ou 1 dia antes reforçam o lembrete para quem ainda não realizou o pagamento e permitem esclarecer dúvidas ou facilitar o acesso ao meio de pagamento.
- No dia do vencimento: um último lembrete ajuda a evitar que um simples esquecimento se transforme em atraso. Por estar no limite do prazo, a comunicação deve ser objetiva e clara, reforçando que aquele é o último dia para pagar dentro do prazo.
> Muitas pessoas acham que a cobrança preventiva pode ser um incômodo, mas isso não é verdade! Acesse nosso artigo e entenda a confusão.
Com que frequência enviar lembretes?
Definir o momento do primeiro contato é apenas uma parte da cobrança preventiva.
Também é preciso determinar quantos lembretes serão enviados até o vencimento e qual será o intervalo entre eles.
Porém, não existe uma frequência ideal para todos os clientes. Enviar mensagens demais pode tornar a comunicação inconveniente, enquanto poucos contatos podem não ser suficientes para evitar esquecimentos.
Por isso, além de considerar a proximidade do vencimento, é importante observar quem está recebendo a mensagem. O histórico e o comportamento de pagamento ajudam a definir uma frequência que seja útil para o cliente sem tornar a comunicação excessiva.
A importância do perfil do cliente
O perfil dos seus clientes é essencial para definir a frequência dos lembretes.
Se possível, analise o histórico de cada cliente ou de grupos segmentados — por tipo de produto, valor do contrato, comportamento de pagamento ou outros critérios relevantes para o seu negócio. Assim, fica mais fácil identificar padrões e adaptar a comunicação.
Cada perfil pode exigir uma estratégia diferente:
- Clientes que pagam antecipadamente: podem não precisar de tantos lembretes e se beneficiar de contatos mais antecipados.
- Clientes que pagam próximo do vencimento: podem responder melhor a lembretes enviados nos últimos dias do prazo, enquanto contatos muito antecipados podem incomodar.
- Clientes com histórico de atraso: podem precisar de contatos mais antecipados e frequentes para reduzir o risco de novos atrasos.
- Novos clientes: ainda não possuem histórico com a empresa e, por isso, podem seguir inicialmente uma frequência mais “padrão”.
Para facilitar seu processo, você pode até estruturar diferentes réguas de cobrança de acordo com os principais perfis identificados na sua carteira e, sempre que necessário, fazer ajustes para casos particulares.
Como ajustar sua régua de cobrança?
Depois de entender os principais momentos e a importância da frequência, o próximo passo é transformar essas informações em uma estratégia adequada à sua carteira.
Comece observando quais marcos geram melhores resultados: quantos clientes pagam após cada lembrete, quais contatos são ignorados e em quais momentos os atrasos costumam acontecer.
Também vale acompanhar quais canais apresentam maior retorno e testar diferentes combinações de datas, frequência e formatos de mensagem.
Com o tempo, esses dados permitirão que você aperfeiçoe sua régua de cobrança e encontre um fluxo mais adequado ao comportamento dos seus clientes, tornando a cobrança preventiva cada vez mais eficiente.
Automatize sua cobrança preventiva com a Seth
Definir os melhores momentos para entrar em contato é apenas o primeiro passo.
Para que a estratégia funcione no dia a dia, é preciso garantir que cada lembrete seja enviado no momento certo, para o cliente certo e pelo canal escolhido.
A Seth ajuda sua empresa a transformar essa estratégia em um processo automatizado. Com a plataforma, você pode criar sua régua de cobrança, definir as datas e os canais de cada contato e deixar os lembretes serem enviados automaticamente.
Crie sua conta na Seth e comece a fazer uma cobrança preventiva mais organizada, estratégica e eficiente!
