Lidar com dezenas de demandas que as finanças de uma empresa geram pode ser desafiador, principalmente se o seu negócio contar com um time reduzido.
Dessa forma, contar com a automatização de cobranças na gestão financeira da sua empresa é indispensável para garantir uma comunicação estável e contribuir com a diminuição da inadimplência.
Nesse artigo você irá conferir as vantagens da automatização de cobranças e como implantá-la na sua rotina.
O que é automatização de cobranças?
Imagine escrever e enviar um e-mail para cada cliente informando que a sua fatura vence em X dias? Individualmente e controlando o número de dias que faltam de maneira manual através de uma planilha, ou até mesmo em papéis. Trabalhoso, não é?
A automatização de cobranças é uma solução para essa rotina demorada e manual. Além disso, como o nome já diz, a cobrança se torna automática, diminuindo a chance de erros humanos.
Desse modo, você pode descartar o famoso controle por planilhas do Excel, evitando qualquer tipo de erro no preenchimento ou no controle.
Vantagens de apostar na automatização
Em suma, implementar um sistema de automatização de cobranças tem se tornado algo comum nas finanças de uma empresa. Essa ação traz uma série de vantagens que impactam significativamente na rotina operacional e na recuperação de crédito do negócio.
Abaixo você irá conferir alguns dos principais benefícios da adoção dessa prática.
Melhora da produtividade
Em primeiro lugar, ao reduzir processos manuais e demorados, como preenchimento de planilhas e controle de datas por anotações, o aumento na produtividade é evidente.
Antes, o responsável poderia levar horas, ou até dias, para finalizar controles ou enviar lembretes de vencimento para cada cliente. E agora, com a automatização, a única preocupação será com o recebimento dos valores.
Esse ganho de tempo é valioso e pode ser direcionado a outras demandas operacionais que agregarão resultados e trará eficiência para a gestão financeira da empresa, como:
- Negociação com fornecedores e clientes: com o tempo ganho com a automatização, o responsável pelo financeiro terá mais tempo de conversar com fornecedores e clientes para melhores condições em negociações.
- Elaboração de relatórios gerenciais: o responsável conseguirá emitir e analisar relatórios gerenciais das finanças do negócio com mais atenção e cuidado, podendo tomar decisões mais assertivas e identificar possíveis melhorias na gestão.
- Análise detalhada do Fluxo de Caixa: assim como a elaboração de relatórios, o responsável também poderá direcionar sua atenção a entradas e saídas de valores do Caixa, possibilitando decisões mais estratégicas e ágeis.
- Auditoria e revisão de processos internos: também é possível revisar todos os processos da gestão e analisar se alguma etapa pode ser modificada para garantir mais eficácia nas cobranças.
- Treinamento e desenvolvimento da equipe: com essa oportunidade, resta tempo para desenvolver as habilidades e conhecimento da sua equipe através de treinamentos e cursos.
Diminuição da inadimplência
Logo, com o envio de lembretes automáticos antes e após o vencimento das cobranças, há menos chances de o cliente esquecer de pagar, diminuindo significativamente o índice de inadimplência.
Além disso, a automatização possibilita o acompanhamento em tempo real dos valores pendentes de pagamento, agilizando possíveis tomadas de decisões.
Os links de pagamento ou os próprios boletos anexos nos lembretes também aceleram o processo de pagamento, tornando essa etapa mais acessível aos clientes.
Redução de custos operacionais
Eventualmente, ao otimizar o tempo da equipe com a eliminação de processos manuais, a empresa consegue diminuir custos, assim excluindo a necessidade de ampliar o time somente para cobrir esse trabalho manual.
Logo, com a otimização de tempo, a equipe consegue absorver outras demandas que costumavam permanecer em segundo plano, reduzindo custos extras.
A automatização é benéfica pois também elimina a necessidade do uso de papéis e impressões, também diminuindo os custos com materiais de expediente.
Maior Controle e Monitoramento
Ao mesmo tempo que a cobrança é automatizada, todas as informações quanto a valores recebidos e a receber permanecem centralizadas em um só lugar, facilitando a visualização e fornecendo maior controle e monitoramento de forma detalhada.
Do mesmo modo, isso também possibilita a emissão de relatórios. Esses relatórios auxiliam em tomadas de decisões embasadas em informações atualizadas e indicadores personalizados.
A segurança de uma tomada de decisão pautada em dados é crucial para uma empresa, principalmente quando essa decisão envolve diretamente o futuro do negócio.
Logo, ao garantir mais controle da gestão, identificar um problema se torna muito mais fácil pela possibilidade de acompanhar de perto as tendências de pagamento de cada cliente de forma individual.
Melhor Experiência para o Cliente
Por fim, a melhora no relacionamento com o cliente é notável, visto que a automatização oferece uma série de recursos para manter uma comunicação eficiente.
O cliente conseguirá acompanhar suas pendências financeiras e resolver questões mais rapidamente.
Além disso, a automatização ajuda a manter uma imagem profissional da empresa devido aos processos organizados e claros, mantendo a confiança dos clientes.
Como implementar a automatização no seu negócio
E agora que você já está a par de todos os benefícios, como colocar a automatização de cobranças em prática?
Lembre-se que esse processo precisará ser bem estruturado para garantir que todas as etapas da automatização sejam bem executadas e efetivas.
Garantir uma gestão de cobranças automatizada é sinônimo de eficiência para seu negócio, dessa forma, confira alguns passos de como implantar esse processo tão essencial:
1 – Crie uma régua de cobrança
Um dos principais fatores que geram problemas para micro, pequenas e médias empresas nas finanças é a falta de organização na gestão de cobranças. Nesse caso, estruturar uma régua de cobranças se torna necessário para padronizar as medidas que deverão ser tomadas em caso de inadimplência ou para evitá-la.
Logo, a régua de cobrança consiste na criação de uma série de ações, como o envio de lembretes de vencimento, alinhadas as políticas de cobrança da sua empresa. Hoje, com a tecnologia, se tornou muito mais fácil implantá-la através dos softwares de gestão financeira disponíveis.
Nessa etapa, é importante definir quais dias os lembretes serão enviados e quais ações serão tomadas se o cliente não quitar a fatura. Confira abaixo um exemplo de régua de cobrança aplicado a uma fatura:
Definir os canais de comunicação que mais agradam sua carteira de clientes é essencial para o recebimento efetivo das cobranças. Os mais utilizados são:
- Ligação Telefônica
- SMS
2 – Elabore os comunicados
Manter uma comunicação clara e objetiva é fundamental para as tratativas com clientes. Por esse motivo, toda a comunicação da régua deverá combinar cordialidade e profissionalismo.
Então, adotar um tom empático e respeitoso pode ser o diferencial do seu negócio, evitando qualquer abordagem agressiva mesmo em casos de inadimplência.
O tom de voz é a vitrine da marca, logo, é ideal que seja revisado regularmente para sempre acompanhar as mudanças.
Experimente realizar testes para verificar a eficácia de cada lembrete e entender quais geram mais engajamento e redução da inadimplência.
Confira um exemplo:
Olá, [NOME CLIENTE]!
Este é um lembrete de que a sua cobrança no valor de R$ 415,26 vence hoje. Por favor, realize o pagamento para evitar encargos por atraso.
Obs: Se o pagamento já foi realizado, por gentileza, desconsiderar essa mensagem.
3 – Escolha uma plataforma de gestão financeira
Além disso, optar pela melhor plataforma de gestão financeira, como a Seth é fundamental para seu fluxo de cobrança funcionar com eficiência.
Hoje, com o avanço da tecnologia, é mais que necessário utilizar um sistema informatizado para realizar a gestão de finanças de uma empresa.
O controle manual por planilhas ou papelada pode acarretar em erros e até prejuízos. Dessa forma, você deve escolher uma plataforma que mais se adeque as necessidades do seu negócio.
4 – Monitoramento dos resultados
Além de organizar um fluxo de cobranças que esteja alinhado as demandas do seu negócio, também é necessário acompanhar os resultados que esse fluxo poderá trazer para as suas finanças.
Através de indicadores financeiros, relatórios e o próprio Fluxo de Caixa, você conseguirá analisar quais pontos merecem atenção e quais estão trazendo efetividade para a sua gestão financeira.
Além disso, apostar em uma plataforma que traga essas informações de maneira organizada e analítica é essencial para realizar esse monitoramento em tempo real.
Automatize sua cobrança com a Seth
Por último, a Seth, a nova plataforma de gestão financeira do mercado, foi criada para atender as necessidades da sua empresa e trazer praticidade, acessibilidade e automatização em um só lugar!
Com funcionalidades de Análise de Crédito, Negativação Serasa e Automatização de Cobranças, a Seth oferece um leque de soluções inovadoras e confiáveis, além de possibilitar o acompanhamento do seu fluxo de cobrança em tempo real:
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